Zaměstnáváte řidiče? Jak se připravit na změny JMHZ pro rok 2027

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele, zkráceně JMHZ, už v roce 2026 funguje. Pro rok 2027 byly oznámeny další úpravy a zveřejněny podklady k přípravě systémů. Pro dopravce to znamená ověřit připravenost mzdového programu i toku informací mezi provozem a účetní. Tento článek zachycuje stav k 22. říjnu 2026 a neoznačuje dosavadní povinnosti za úplně nové lednové požadavky.

1. Co je o přípravě roku 2027 potvrzené

Oznámené změny zahrnují technické úpravy personálních a mzdových systémů i změny údajů, které mají zaměstnavatelé evidovat nebo vykazovat. Dodavatelé programů mají připravené podklady zapracovat a uživatelé se s aktualizacemi seznámit. Samotná instalace nové verze ale neopraví chybné vstupní údaje ani nevytvoří informace, které firma dosud od zaměstnanců nebo z provozu nezískala.

Některé připravované úpravy navazují na další legislativu, včetně platformové práce. K datu tohoto článku se související zákony ještě projednávají. Technicky připravený datový formát proto nelze používat jako důkaz, že již platí všechny původně navržené povinnosti. Přesný rozsah polí a jejich použití musí odpovídat aktuálním právním a technickým pravidlům pro příslušné období.

2. Měsíční hlášení a registrace jsou různé kroky

JMHZ není jen jeden úkon provedený po výplatě. Vedle měsíčního hlášení existují evidenční povinnosti zaměstnavatele a zaměstnanců. Údaje o nástupu či změně zaměstnání se proto nemají řešit až ve chvíli, kdy účetní na konci měsíce zpracovává podklady. Dopravce potřebuje vědět, který úkon se provádí před nástupem a který v pravidelném měsíčním cyklu.

Povinnost přihlásit zaměstnance před zahájením výkonu práce už navazuje na změny účinné od 1. července 2026. U nového řidiče tedy nestačí vysvětlit pozdní oznámení tím, že se první mzda bude počítat až příští měsíc. Konkrétní způsob úplného či částečného přihlášení a doplnění údajů je třeba vybrat podle platných podmínek daného případu. Jde o již běžící povinnost, nikoli o novinku roku 2027.

3. Měsíční lhůta vyžaduje včasné podklady z provozu

Základní zákonná lhůta pro měsíční hlášení je od prvního do dvacátého dne měsíce následujícího po měsíci, k němuž se údaje vztahují. Hlášení se podává elektronicky. Do tohoto cyklu musí firma dostat správné údaje o zaměstnání a zúčtování. Konkrétní technické podmínky podání a použité verze dat je potřeba ověřovat pro dané období, zejména při přechodu mezi roky.

Pro menší dopravní firmu doporučujeme určit interní termín, do kterého dispečink předá uzavřené podklady účetní, a termín pro vyřešení nesrovnalostí. Je to organizační doporučení, nikoli další zákonná lhůta. Domluvte také zástup při dovolené nebo nemoci. Účetní nemůže spolehlivě vyřešit chybějící údaj o práci řidiče pouze z odhadovaného rozpisu jízd.

4. Které podklady si má dopravce srovnat

• Pracovní vztahy: začátky, konce a změny zaměstnání, skutečný druh vztahu a správné přiřazení osoby.
• Pracovní dobu: evidenci směn a dalších zákonem vyžadovaných údajů, podklady k přesčasům a noční práci.
• Odměňování: zúčtované mzdové složky, srážky a podklady k odměnám nebo náhradám mzdy.
• Cestovní náhrady: samostatné vyúčtování a správné odlišení od mzdy pro jejich účetní a mzdové zpracování.
• Změny osobních údajů a další podklady: předání oprávněné osobě bezpečným způsobem a kontrolu, zda se propsaly do správné evidence.

Tento seznam popisuje podklady pro správné zpracování ve firmě. Neříká, že se každá položka nebo každý cestovní doklad odesílá v plném znění v JMHZ. Odesílané údaje vymezuje příslušná právní úprava a datová struktura. Rozdíl mezi podkladem uloženým u zaměstnavatele a konkrétním hlášeným údajem je důležitý i pro ochranu osobních informací řidičů.

5. Malá firma ani dohoda nejsou důvodem téma přehlédnout

Rozsah JMHZ se neodvozuje jednoduše od počtu vozidel nebo zaměstnanců. Zákon vymezuje zaměstnavatele a zaměstnání pro účely hlášení. Při kontrole je proto potřeba zahrnout i pracovníky na dohodách a správně posoudit jejich konkrétní režim. Hranice příjmu pro účast na pojištění sama neodpovídá na všechny evidenční otázky.

Pokud spolupracujete také s opravdovými samostatnými dodavateli, nerozšiřujte na ně automaticky zaměstnanecké záznamy jen proto, že pro vás řídí vozidlo. Nejdříve musí být správně určen právní vztah. Totéž platí opačně: formální označení faktury nemůže nahradit posouzení skutečné závislé práce. Připravované změny pro platformy navíc nejsou důvodem předčasně překlasifikovat všechny spolupráce.

6. Odesláno nemusí znamenat správně zpracováno

Podání může mít technické nebo formální vady. Zákon rozlišuje vady celého hlášení a vady jednotlivých částí či součástí a upravuje výzvy k nápravě i opravné hlášení. Oprava se může opírat také o vlastní zjištění zaměstnavatele. Kontrola proto nekončí stiskem tlačítka pro odeslání nebo uložením potvrzení z programu.

Doporučujeme určit člověka, který kontroluje výsledky zpracování a případné výzvy, a vést přehled neuzavřených chyb. U každé poznamenejte období, dotčený záznam, odpovědnou osobu a výsledek opravy. Neposílejte bez rozmyslu opakovaně celé podání, pokud je třeba opravit jen určenou část. Postup zvolte podle skutečného výsledku kontroly a aktuálních pravidel systému.

7. Hlášení nenahrazuje zaplacení pojistného

Měsíční hlášení a vlastní úhrada pojistného jsou dva různé úkony. Předání údajů samo nepřevede peníze na účet příslušné instituce. Firma má proto kontrolovat odeslání a zpracování hlášení odděleně od správné platby. Prakticky je vhodné při uzávěrce porovnat zúčtování, hlášené údaje a skutečně odeslanou úhradu, aby každá část měla jasné potvrzení.

Také spolupráce s externí účetní potřebuje jasné rozdělení práce: kdo připraví údaje, kdo hlášení podá, kdo sleduje protokoly a kdo zadá platbu. Samotný fakt, že zpracování zajišťuje jiná firma, není důvodem nechat nástupy řidičů nebo chybová hlášení bez vlastní kontroly. Rozdělení činností si potvrďte podle konkrétního smluvního vztahu.

8. Povinný podíl OZP: pozor na rok, za který se vykazuje

U zaměstnavatelů, kterých se týká povinný podíl zaměstnávání osob se zdravotním postižením, je důležitý přechod mezi dvěma obdobími. Plnění za rok 2026 se ještě ohlašuje samostatným formulářem nejpozději do 15. února 2027. Za rok 2027 se samostatné ohlášení tímto formulářem již nepředpokládá; údaje mají být využity z JMHZ. Změna postupu za nové období tedy neruší dokončení starého roku.

Povinnost plnit čtyřprocentní podíl se vztahuje na zaměstnavatele s více než 25 zaměstnanci v příslušném přepočteném počtu. Nejde prostě o počet řidičů ani o seznam osob k poslednímu dni roku. Samotné předávání údajů pro tuto agendu v JMHZ zároveň neznamená, že každý malý dopravce musí povinný podíl plnit. Rozlišujte ohlašované údaje a vznik konkrétní zákonné povinnosti.

9. Co si potvrdit s dodavatelem programu

• Která verze programu podporuje podání a evidence používané pro rok 2027 a kdy bude dostupná?
• Jak program rozlišuje opravu staršího období a hlášení za nový rok?
• Které údaje musí firma před aktualizací doplnit a jak se pozná neúplný záznam?
• Kde jsou výsledky zpracování a kdo dostává upozornění na chyby?
• Jak budou účetní a zastupující pracovníci seznámeni se změnou postupu?

Smyslem přípravy je mít doložitelný postup od nástupu řidiče přes evidenci a zúčtování až po správně zpracované hlášení. Článek záměrně neuvádí nepotvrzený seznam nových kódů ani odhadované parametry roku 2027. Ty musí firma převzít z aktuální dokumentace pro konkrétní období. Kontrolu podkladů, odpovědností a nevyřešených chyb však může provést už nyní.